POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES

B-HYGIENIC BVBA

 

Traitement des données à caractère personnel des travailleurs

1. Introduction et champ d’application, ci-après dénommé l’ « Employeur », accorde une grande importance à la collecte et au traitement sûr, transparent et confidentiel des données à caractère personnel de ses travailleurs.

En présentant cette politique de protection des données, l’Employeur vise à informer ses travailleurs concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel.

Cette politique de protection des données s’applique à tout travailleur individuel (ci-après dénommé le « Travailleur ») de l’Employeur.

2. Responsable du traitement

B-HYGIENIC BVBA, dont le siège social est sis à Lokeren et ayant comme numéro d’entreprise 0895050870, est le responsable de traitement des données à caractère personnel du Travailleur.

L’Employeur déclare que, en tant que responsable de traitement, il se conformera strictement à la législation belge relative à la protection des données et au règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 à partir de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.

En tant que responsable de traitement, l’Employeur assurera toujours le traitement loyal, proportionnel et licite de toutes les données à caractère personnel, aux fins exposées dans la présente politique.

3. Données à caractère personnel

L’Employeur collecte et traite, sur support électronique, automatisé ou non, entre autres les catégories suivantes de données à caractère personnel :

  • données concernant l’identité du Travailleur (numéro du registre national, prénom, nom, adresse,…
  • données à caractère personnel (date et lieu de naissance, numéro de téléphone, adresse e-mail, nationalité, sexe, langue, loisirs, …
  • données concernant l’embauche (curriculum vitae, lettre de motivation, notes prises pendant l’entretien d’embauche, expérience professionnelle, tests de candidature, formation, profil de compétences,…
  • données concernant le traitement des salaires (ancienneté, état civil, numéro de compte en banque, composition de ménage,…
  • données concernant l’exécution du contrat de travail (absences et présences, évaluation des prestations, formations, régime de travail,…
  • données financières (salaires, fiches de paie, avantages, bonus,…
  • nom et données de contact d’une personne à joindre en cas d’urgence
  • photos et vidéos (par ex. suite à une sortie d’entreprise)
  • données concernant l’utilisation de la messagerie électronique, de l’Internet et des lignes téléphoniques fixes
  • données concernant d’éventuels régimes complémentaires de pension, d’assurance maladie complémentaire ou tout autre régime complémentaire, y compris les données des membres de la famille et, le cas échant, les données de bénéficiaires potentiels de ces régimes supplémentaires. Le Travailleur s’engage explicitement à informer les personnes concernées concernant le traitement de leurs données à caractère personnel dans ce cadre.

4. Catégories particulières de données à caractère personnel

Le Travailleur donne son accord exprès à l’Employeur pour traiter les catégories particulières de données à caractère personnel concernant son appartenance syndicale, ainsi que concernant sa santé  pour autant que nécessaire aux fins mentionnées ci-après.

Le Travailleur reconnaît explicitement que le traitement des données à caractère personnel particulières précitées peut être nécessaire, entre autres aux fins de l’exécution des obligations et de l’exercice des droits propres à l’Employeur (comme le bien-être au travail) ou du Travailleur lui-même, en matière de droit du travail, de sécurité sociale (comme la gestion des avantages extralégaux, les obligations concernant le bien-être au travail, les accidents de travail, etc.), ainsi que dans le cadre des intérêts vitaux du Travailleur ou aux fins de la médecine préventive ou de la médecine du travail.

Le Travailleur traite ces catégories particulières de données à caractère personnel en accordant le plus grand soin.

5. Les finalités du traitement et la base juridique

Le tableau ci-dessous présente un aperçu des données traitées par l’Employeur, ainsi que leurs finalités et les bases juridiques pour ce traitement.

Données à caractère personnel Finalités du traitement Base juridique
Données concernant l’identité et les données à caractère personnel L’implémentation de la politique de personnel, la rédaction des plannings de travail, la rédaction / gestion des horaires de travail, la gestion des contrôles d’accès, la tenue à jour des prestations pour la facturation, la gestion du téléphone/GSM/laptop, notamment, le suivi de chantier, les rapports de chantier, les plateformes de coopération Exécution de contrat
Données concernant le traitement de salaire, données financières Exécution de l’administration des salaires : paiement correct du salaire (y compris sécurité sociale, impôts, allocation de maladie), avantages extralégaux, remboursement de frais, régimes complémentaires, etc.

Obligation légale

Exécution de contrat

Données en matière de recrutement Parcourir le trajet de candidature / de recrutement et offrir un emploi convenable Intérêt légitime
Données en matière d’exécution Elaboration de la politique de personnel, évaluations / suivi de carrière, organisation de formations

Exécution de contrat

Intérêt légitime

Données de contact d’une personne à joindre en cas d’urgence Nécessité de contacter quelqu’un au cas où le Travailleur se trouve en situation d’urgence Intérêt vital du Travailleur
Données de badge et photo Accès aux bâtiments, ainsi que régler et contrôler le chantier (par ex. construbadge, checkinatwork), identification du Travailleur

Exécution de contrat

Photo : consentement Travailleur

Données concernant la messagerie électronique, l’Internet et les lignes téléphoniques fixes Gestion : respect d’accords / politique interne (IT), suivi des fournisseurs, prévention d’affaires illicites, contrôle des bonnes mœurs, protection des intérêts de l’Employeur, bon fonctionnement des systèmes IT

Exécution de contrat

Intérêt légitime

Photos et vidéos Développement de la communication interne et externe (par ex. médias sociaux) Consentement Travailleur
Données concernant les régimes complémentaires Fourniture d’avantages supplémentaires aux Travailleurs et aux autres bénéficiaires (par ex. données de membres de la famille et de bénéficiaires). Exécution de contrat
Qualifications professionnelles et CV Dans le cadre de marchés publics et de la demande d’agréation.

Obligation légale

Exécution de contrat

Données concernant l’enregistrement des présences Réalisation des obligations légales (enregistrement électronique des présences, liste de présence lors de marchés publics) Obligation légale
Données concernant la santé Nécessaire pour le paiement correct des salaires, les obligations concernant l’incapacité de travail, le bien-être au travail, la gestion des avantages extralégaux, les obligations concernant les accidents du travail, etc. Bases juridiques art. 9 RGDP : les droits et les obligations en matière de droit du travail, de sécurité sociale ainsi que de droit lié à la protection sociale : les intérêts vitaux du travailleur; les finalités de la médecine préventive ou de la médecine du travail, l’intérêt public important et, à titre subsidiaire, le consentement du Travailleur.
Affiliation syndicale Nécessaire dans le cadre des droits et des obligations du Travailleur et de l’Employeur (par ex. élections sociales, organes consultatifs, fonctionnement de la délégation syndicale), Bases juridiques art. 9 RGDP : les droits et les obligations en matière de droit du travail, de sécurité sociale ainsi que de droit lié à la protection sociale : l’intérêt public important et, à titre subsidiaire, le consentement du Travailleur.

6. Durée du traitement

Les données à caractère personnel du Travailleur seront, dans tous les cas, retirées des systèmes de l’Employeur après un délai de sept ans après la résiliation du contrat de travail, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que l’Employeur est tenu de garder pendant plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont nécessaires.

7. Droits des travailleurs

Conformément à et selon les conditions de la législation belge relative à la protection des données et les dispositions du règlement général de la protection des données, tout Travailleur disposera des droits suivants :

  • Droit d’accès : le Travailleur a le droit de prendre connaissance gratuitement des données que l’Employeur détient sur lui et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.
  • Droit de rectification : le Travailleur a le droit d’obtenir une rectification (correction) des données à caractère personnel erronées le concernant, ainsi que le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.
  • Droit à l’oubli ou à la limitation des données : le Travailleur a le droit de demander à l’Employeur d’effacer les données à caractère personnel le concernant ainsi que de limiter le traitement de ces données dans les circonstances et sous les conditions stipulées dans le règlement général de la protection des données. L’Employeur peut refuser l’effacement ou la limitation des données nécessaires à l’Employeur pour le traitement des salaires, l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou l’intérêt légitime de l’Employeur, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Droit à la portabilité des données : le Travailleur a le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu’il a fourni à l’Employeur, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Le Travailleur a le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
  • Droit d’opposition : le Travailleur a le droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Le Travailleur reconnaît et accepte qu’il ne peut pas s’opposer au traitement des données à caractère personnel nécessaires à l’Employeur pour le traitement des salaires, l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou dans l’intérêt légitime de l’Employeur, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

–            Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement préalable, le Travailleur dispose du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel seront alors traitées uniquement si l’Employeur dispose d’une autre base juridique.

–            Décisions automatiques et profilage : l’Employeur confirme que le traitement des données à caractère personnel ne comprend pas de profilage et que le Travailleur ne sera pas sujet à des décisions entièrement automatisées.

Le Travailleur pourra exercer les droits précités en s’adressant à B-HYGIENIC BVBA.  La personne de contact est : Monsieur Marc Noël dont les coordonnées sont marc@polysto.com, téléphone. +32 9 33 77 660

L’Employeur met tout en œuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel de l’Employeur, conformément à la règlementation applicable. Si le Travailleur estime toutefois que ses droits n’ont pas été respectés et qu’il estime que ses inquiétudes ne sont pas écoutées au sein de notre entreprise, il est libre de déposer une plainte auprès de :

Commission de la protection de la vie privée

Rue de la Presse  35, 1000 Bruxelles

Tel. 02 274 48 00

Fax. 02 274 48 35

Courriel :  commission@privacycommission.be

Le Travailleur peut aussi avoir recours à la voie judiciaire, s’il estime qu’il subit un préjudice causé par le traitement de ses données à caractère personnel par l’Employeur.

8. Transferts des données à des tiers

Certaines données à caractère personnel des Travailleurs collectées par l’Employeur, seront transférées à et peuvent être traitées par des tiers.  Il s’agit des données à caractère personnel suivantes :

  • les données concernant le traitement de salaire sont transférées au secrétariat social Sociaal Secretariaat Dienstbetoon VZW, Theodoor Van Rijswijckplaats 7 bus 1 , 2000 Antwerpen par l’Employeur pour la gestion des salaires et aux services compétents des administrations dans le cadre des obligations légales de l’Employeur (par ex. L’Office national de sécurité sociale, le Service public fédéral Finances);
  • les données du Travailleur qui sont nécessaires dans le cadre d’une souscription à une compagnie d’assurance (par ex. assurance d’accidents de travail, compagnie d’assurance-maladie, agent);
  • le nom, prénom, adresse e-mail, l’utilisation internet, l’adresse IP etc. du Travailleur pourront entre autres être transmis à et traités par le prestataire de services IT et le fournisseur d’accès pour la gestion du compte du Travailleur.
  • les données à caractère personnel en relation avec la réalisation du contrat de travail pourront être transférées aux sociétés liées à l’Employeur ou aux prestataires de services de logiciels pour l’implémentation de la politique du personnel.
  • les données concernant les présences sur un chantier seront transférées à l’Office national de sécurité sociale dans le cadre de l’enregistrement électronique des présences légalement obligatoire.
  • les données concernant l’identité et les coordonnées du Travailleur pourront être transmises à des tiers tels que le gouvernement, les maîtres d’ouvrage, les entrepreneurs ou les sous-traitants pour l’exécution des activités (de construction) de l’Employeur.

Il est possible qu’une ou plusieurs des parties tierces se trouvent en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Toutefois, les données à caractère personnel ne seront transmises qu’aux pays tiers disposant d’un niveau adéquat de protection.

Les travailleurs, managers et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés ainsi que les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci, sont tenus de respecter la nature confidentielle des données à caractère personnel du Travailleur et ne pourront utiliser ces données qu’aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies.

Si nécessaire, les données à caractère personnel pourront être transmises à d’autres parties tierces. Cela pourra se faire en cas de réorganisation partielle ou entière des activités de l’Employeur, si ses activités sont transférées ou en cas de déclaration de faillite. Il est également possible que les données à caractère personnel devront être transférées en raison d’une injonction ou afin de remplir une obligation légale particulière.  Dans ce cas, l’Employeur s’efforcera de faire son mieux pour informer préalablement le Travailleur de cette communication à d’autres parties tierces. Le Travailleur reconnaît et comprend toutefois que sous certaines circonstances, cela n’est pas toujours techniquement ou commercialement faisable, ou que des limitations légales peuvent s’appliquer.

L’Employeur ne vendra en aucun cas les données à caractère personnel du Travailleur et il ne les mettra pas non plus à disposition de bureaux de prospection directe ou de prestataires de services similaires, sauf accord préalable du Travailleur.

9. Mesures techniques et organisationnelles

L’Employeur prendra les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin de traiter les données à un niveau de sécurité suffisant et de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction, perte, falsification, accès non autorisé ou notifications à des tiers par erreur, ainsi que tout traitement non autorisé de ces données.